Инициативные и ответственные сотрудники – мечта руководителя или реальность?

В этом году одной из самых востребованных тем для наших клиентов среди прочих была программа о проактивности. Мы с бизнес - тренером нашей компании Ольгой Левшиной решили ответить на часто задаваемый вопросы об актуальности данного термина. Откуда взялось понятие проактивности, как его развить в себе и сотрудниках. А главное - может ли каждый человек быть проактвным?

 

Наверное, каждому руководителю приходилось сталкиваться с сотрудниками, которым что-то постоянно мешает достичь необходимых результатов: то это «невыполнимые условия», то «непреодолимые обстоятельства», то «трудная ситуация». И всегда для объяснения у них находится причина: кризис, большой объем работы, сложные клиенты, конфликтные партнеры, непрофессиональные коллеги и т.д.

Однако есть и те, кто в тех же ситуациях делают все необходимое, чтобы задача была выполнена: анализируют, предлагают, оптимизируют. Они не теряют время на объяснения, а ищут выход из сложившейся ситуации. Как же руководителю уменьшить в своей команде количество первых сотрудников и увеличить количество вторых? Как сделать так, чтобы все сотрудники решали встающие вопросы, а не искали причины и оправдания?

 

И как сделать это, не меняя кардинально весь отдел? Поговорим об этом в этой статье.

 

Первый навык высокоэффективных людей.

На первое место этот навык поставил Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», которая является одной из 25 наиболее влиятельных бизнес-книг по версии журнала «Time» (2011), он описывает навыки, которые, по его мнению, позволяют человеку успешно разрешать проблемы, добиваться высокой эффективности и получать наилучшие долгосрочные результаты из возможных.

 

Проактивность складывается из умений:

  • осознавать цели и видеть возможности и преграды при их достижении;
  • фокусироваться на необходимом результате и проявлять инициативу - активно целенаправленно и креативно искать решения;
  • делать сознательный выбор, осознавать его последствия и нести за него ответственность.

 

Активность, Реактивность, Проактивность -  в чем разница.

В направленности фокуса внимания и действий!

Кто не сталкивался с такими активными «энерджайзерами». Все вокруг них кипит, все включены в процесс, без них не обходится ни одно дело. Но, как часто бывает так, что за такой бурной активностью не видно результатов. Человек все время что-то делает, а что конкретно не понятно.

А вот пример реактивного подхода: если ситуация вынуждает среагировать на нее (срываются сроки, назревает конфликт и т.п.), человек успешно или не очень «тушит пожары», «разгребает завалы». Но, если ситуация не требует срочных мер или пока негласно устраивает, то и усилия проанализировать и улучшить ее не предпринимаются. Как говорится: «Пока жареный петух не клюнет...»

Однако наши клиенты и партнеры уже не просто хотят быстрого и качественного решения проблем, они хотят, чтобы эти проблемы не возникали, чтобы они вообще не сталкивались с ними.

А проактивный подход как раз и заключается в том, что человек изначально фокусирует или смещает свое внимание с проблемы на поиск ее решения. При этом во главу угла ставит не размышления, а действия, которые необходимо предпринять и которые БУДУТ предприняты.

Понять уровень проактивности, в том числе и собственной, можно проанализировав какие реакции чаще приходят на ум в ответ на те или иные ситуации. Стоит всего лишь проследить за тем, что говорит человек или мы сами, в том числе и самим себе.

Как часто используются в речи: «если бы...», «они затянули, изменили, повысили...», «я вынужден, мне придется это сделать, придется поступить так...», «сейчас такие условия, обстоятельства...», «совершенно нет времени, я так перегружен...» и т.п.

Речь является наглядным показателем степени проактивности.

Строя свою речь определенным образом, человек убеждает себя и пытается убедить других в невозможности влиять на обстоятельства и на происходящее с ним, снимает с себя ответственность, фокусируются не на поиске решения, а на поиске причин.

 

Как же сменить фокус и реагировать на изменения?

Однако наиболее проактивным будет вопрос: «Как предвидеть эти изменения?», «Как создать необходимые условия, чтобы получить запланированный результат?»  

Например, Ли Якокка, президент компании Ford и председатель  правления корпорации Chrysler, задавал своим ведущим работникам «элементарные вопросы» (как он сам называет их в  своей книге «Карьера менеджера»). Среди них: «Какие задачи вы ставите себе на ближайшие три месяца? Что вы намерены предпринять для их осуществления?»

 

Как научиться/ научить минимизировать ошибки и решать проблемы?

Проактивный подход к ошибкам: признать, исправить и извлечь необходимые уроки. В таком подходе нет ошибок, нет неудач, есть только конструктивные выводы. Такой подход последовательно ведет к успеху. Пример такого подхода - жизнь и достижения Соичиро Хонда, основателя компании Honda, который говорил: «В своей жизни я совершил множество ошибок. А секрет в том, что я никогда не совершал одну и ту же ошибку дважды». Иногда от сотрудников можно услышать: «Это невозможно, я за это не отвечаю, этим вопросом занимается другой человек/ отдел, они задерживают сроки, я со своей стороны все сделал...» и т.п.

Люди вообще легко замечают проблемы в других, для кого-то это уже привычный иногда, к сожалению, единственный, способ оценки реальности.

Но как быть, если замечание справедливо? Одна лишь констатация проблемы, ее не решает, она только стопорит решение и нагнетает конфликты. Проактивный подход к решению проблем снимает негативный оттенок со слова «проблема» и учит рассматривать ее как задачу с заданными условиями: включенные люди, данные, обстоятельства (которые могут меняться, а чаще всего и меняются по ходу) и которая имеет различные варианты решения. Ключевые вопросы: «В чем состоит проблема?», «Что нужно учесть, предпринять, кого и как задействовать, чтобы ее решить?» Такой подход мотивирует одних, дает свободу действий другим и учит искать решение третьих.

 

Каждый ли может стать проактивным или это «удел избранных»?

 Таких «избранных» кто-то найдет в своем окружении, кто-то вспомнит исторические личности, кто-то наших современников, они идут впереди, привносят инновации, меняют подходы, нашу жизнь.

 Для всех остальных есть как минимум две хорошие новости:

1. По мнению Стивена Кови, все люди проактивны по своей природе, и «если наша жизнь стала зависеть от различных обстоятельств, то это потому, что мы – сознательно или нет сделали свой выбор и позволили этим силам управлять нами».

2. Проактивность не только нужно, но и можно успешно развивать. Как с феноменом улыбки, когда можно сознательно влиять на свое эмоциональное состояние, улыбаясь, даже когда нам не совсем весело. Проактивность один из тех любопытных навыков, начинать развивать который можно просто осознанно перенаправляя фокус внимания с проблем на задачи и их решение, меняя свою речь.

 

Цитаты Стивена Кови:

  • Мечты не работают, пока вы не работаете.
  • То, каким курсом вы идете, гораздо важнее, чем ваша скорость.
  • Разделение труда — ключ к эффективному управлению. 
  • Быстрее всего учишься в трех случаях — до 7 лет, на тренингах, и когда жизнь загнала тебя в угол.
  • Нечеткие требования в области задач подрывают качество общения и снижают уровень доверия. 
  • Есть люди, для которых «инициативный» значит «пробивной», «наглый». Они ошибаются. Инициативные люди не наглы. Они умны, находчивы, целеустремленны, знают, что от них требуется, трезво смотрят на вещи и руководствуются ценностными ориентирами.