Профессиональный секретарь и помощник руководителя

Бизнес-тренер: Хоботова Евгения

Что получает Ваша компания заказав у нас данную программу в корпоративном формате:

  • наш эксперт адаптирует программу под Ваши задачи, т.к. нам важен результат обучения,
  • на тренинге будут разбираться ситуации и прорабатываться кейсы именно из Вашего бизнеса,
  • мы сами готовим раздаточные материалы, бейджи участников, индивидуальные сертификаты,
  • берем на себя сервисные вопросы: бронирование гостиницы и трансфер тренера, если программа проходит в регионе,
  • по договоренности оказываем посттренинговую поддержку сотрудников.

 

ЦЕЛИ ТРЕНИНГА:

  • Узнать о современных тенденциях и перспективах в развитии профессии.
  • Освоить новые методы работы, позволяющие выполнять привычные рабочие обязанности на более высоком профессиональном уровне.
  • Получить действенные инструменты для преодоления трудностей, возникающих в повседневной рабочей практике, найти новые подходы к решению существующих задач.

В ПРОГРАММЕ ТРЕНИНГА:

I. Профессиональный секретарь и помощник руководителя: современные требования и тенденции в развитии профессии.

  • Портрет идеального секретаря. Профессиональные знания, умения и навыки. Личностные качества.
  • Самооценка профессионального уровня.
  • Новые горизонты: постановка задач профессионального роста и развития.

II. Секретарь – мастер деловых манер и проводник корпоративной культуры.

  • Профессиональный имидж секретаря
  • О чем расскажет окружающим Ваша внешность?
  • Стереотипы восприятия.
  • Как сформировать имидж делового человека? (одежда, обувь, аксессуары, прическа и другие серьезные «мелочи»)        
  • Язык тела: мимика, жесты, позы, расположение  в пространстве.
  • Говорящие эмоции
  • Красит ли место человека? или рекомендации по оформлению рабочего места секретаря.

 

Бизнес - стандарты телефонного общения

Прием звонков:

  • Согласование бизнес-процесса приема телефонных звонков. Выбор формата и объема телефонной поддержки руководителя.
  • Осязаемые и неосязаемые факторы телефонного общения.
  • Прежде чем снять трубку… Настройка голоса. Экспресс - методы позитивной психологической настройки.

Деловой этикет в вопросах и ответах:

  • Формула приветствия и  представления. Принципы построения и возможные варианты.
  • Профессиональное сканирование входящих звонков.
  • Правила обращения к собеседнику.
  • Режим ожидания (главные причины, правила использования и словесное сопровождение).
  • Равноценная замена руководителя.
  • Переадресация телефонных звонков: корректное переключение.
  • Прием телефонных сообщений.
  • Что можно и чего нельзя говорить по телефону: выбор корректных формулировок.
  • Профессиональные секреты телефонной дипломатии.
  • Заключительные формулы вежливости. Прощание. Создание завершающего профессионального впечатления.

Исходящие звонки: планирование и проведение

Первоклассный прием посетителей

  • Согласование бизнес - процесса приема посетителей.
  • Встреча посетителя. Протокол первых секунд. Правила информирования руководителя (сотрудника) о пришедшем посетителе.
  • Создание  деловых и комфортных условий ожидания.
  • Правила   сопровождения посетителей в офисе.
  • Рабочие  ситуации и способы их решения (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, «ранний гость», визит без предварительной договоренности)
  • Сервисное сопровождение деловых встреч. Бизнес – этикет сервировки и обслуживания.
  • Прощание  с посетителем: протокол последних секунд, закрепление позитивного впечатления  о Компании.

 

III. Секретарь –  информационный и коммуникационный центр компании.

  • Коммуникация с руководителем
  • Основа отношений «руководитель – помощник» - взаимное доверие. Конфиденциальность.
  • Выбор оптимального формата  взаимодействия с руководителем.
  • Искусство слушать, слышать и понимать: методы активного слушания, прояснения смысла и уточнения информации.
  • Особенности взаимодействия с руководителями разных психологических типов.
  • Обратная связь от руководителя: проблема или ресурс профессионального развития.
  • Коммуникация с сотрудниками
  • Позиционирование секретаря в  компании. Корпоративная этика.
  • Передача поручений руководителя, текущий мониторинг и контроль исполнения.
  • Управление деловой беседой (способы корректной остановки болтливого собеседника, перевода разговора в деловую плоскость, методы получения необходимой информации и прояснения ситуации,  фиксация ответственности исполнителя)

      3.  Работа в сложных и конфликтных ситуациях.

  • Как реагировать на критику  в свой адрес или в адрес Компании?
  • Как отвечать на претензии?
  • Методы пресечения грубости и агрессии.
  • Управление эмоциями: своими и другого человека. «Скорая помощь» при стрессе. Поддержание высокой работоспособности.

 

IV. Секретарь – эталон /образец точности и пунктуальности. Тайм-менеджмент

  • Инвентаризация рабочего времени. Нахождение «воров»  времени и   путей избавления от главных из них («синдром откладывания», отвлекающие факторы, вынужденные перерывы, неумение  сказать «нет»)
  • Постановка и достижение целей
  • Расстановка приоритетов. Одновременно несколько дел…
  • Планирование деятельности для достижения целей
  • Инструменты личного планирования  в форматах день/ неделя/месяц. 
  • Планирование рабочего дня/ недели/ месяца руководителя. Ведение ежедневника руководителя.
  • Опережающее планирование
  • Самоменеджмент, самомотивация, самоконтроль

 

ФОРМА ОБУЧЕНИЯ: тренинг

Занятия проводятся в живой интерактивной форме. Предусмотрено большое количество упражнений, решение кейсов и тестовых задач, анализ конкретных рабочих ситуаций из повседневной рабочей практики. Проводятся ролевые игры с видеосъемкой и последующим анализом эффективности действий участников. Осуществляется индивидуальное психологическое тестирование, результаты которого используются в процессе обучения.

Заявка на программу